企事业在日常的经营过程当中，都需要进行内外部沟通。而在进行沟通的时候，则应该要使用到视频会议系统，主要的原因在于，该系统的简单便利，同时有着较高的性价比，极大提高了员工的工作效率，进而有效缩减了企业的会议成本。无论是IT类型的企业，还是传统类型的企业，对会议系统的依赖程度相对较高。而对于刚刚接触该会议系统的企业来说，为确保会议系统的整体使用效率，则应该要对系统的组成及相关功能有所了解。
与传统的会议系统相比较，现在的会议系统，整体结构相对简单。现如今很多企业所使用到的会议系统，相应的组成部分主要包括视频会议终端、视频会议麦克风以及网络摄像头等设备，用户一分钟即可开启视频会议。该系统之所以能够替代沟通软件，最为主要的原因在于，该会议系统能够满足企业异地团队沟通的需求。尤其是对于一些大型公司来说，子公司数量相对较多。如果采用传统的会议模式，不仅工作量较大，而且会议效率较低，对于参会人员而言，则会增加会议的疲劳感。而通过对视频会议系统的使用，即便是身处异地的子公司，同样可以参与总公司的会议。因为该系统可以实现音频、视频互动，文件进行共享等诸多功能。不仅如此，该系统还具有会议点名、会议签到以及数据统计等诸多优势所在。
目前在整个市场上，所销售的会议系统相对较多。面对如此多的会议系统，对于广大用户来说，除了需要明确具体的功能及组成之外，还应该要对系统的稳定性及价格有所了解。该会议系统是基于互联网，只要网络稳定，即可召开会议。