3月8日消息，假如你欲望电子邮件能有效地传递信息，那么就必定要去揣摩读者的心态。亚马逊（Amazon）上关于 商务写作 方面的书将近有6,000种，再让你读这方面的相干内容，你或许会以难堪以懂得。不过，一旦你把从书中学到的付诸实际，你就会发明你的邮件仍然无法实现那个最终的目标让读者作出你想要的回应。
一封出色的电子邮件可以或许说服读者采取特定的行动，比如：赞成一份投资筹划、供给信息、赞成供给一份证实或者接收邀请等。是以，假如你的邮件无法让读者照办你的欲望采取行动，你就浪费了别人和本身的时光。以下是能帮你写好邮件的七个诀窍，这些都是从我担负计谋参谋的25年经验中总结而来。
要推敲到你的上司会在何时何地浏览你的邮件。
在当今这个快节拍的时代，以字节信息为载体的高速通信可以随时随地实现。是以，写完了一封电子邮件之后，你也许会不由得立时发给对方，而这也很轻易实现。然则，靠谱价格实惠,性价比高,值得信赖，请推敲一下对方会在何时何地收到你的邮件。 举个例子，假如你想要给老板发封邮件，申请请两个月的假，那么周五晚上就不会是一个很好的时光点。这个时刻，你的上司正被困在拥挤的机场，等着晚点的飞机带他回家；在此之前，他方才与工会代表进行了长达三天的重要会谈，成果不欢而散。
你的告假申请也许来由万般充分，措辞流畅有力，然则你不妨多等一会，让你的电子邮件在一个更好的时光和地点进入上司的收件箱。
应用主题线索让邮件在收件箱中更为显眼
商务人士都异常忙，是以他们无法为作出一项决定花费太多时光。所以，他们往往是根据以前的经验，或者仅仅根据出现给他们的一条书面线索就下意识地作出决定。
起首是给电子邮件拟定标题，这不难做到。标题要让浏览邮件的人认为这是机会，并且会有好处，而不是要他们辛苦做什么工作，或者谋求他们赐与恩惠。
例如，你要写一封邀请别人参加基准治理培训的电子邮件，假如标题含有类似 进修 如许的字眼，就会让人产生 若何进步绩效 之类让人不安的联想。
更精深的技能是，要拉近邮件浏览者和你的心理距离，例如，说起合营好处或夸赞对方。当然，这种做法稍不留心就会走偏：你不想去误导、欺骗或把持读者；只是想劝导、说服、促使他们作出决定。
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对消息进行小我化处理
有时刻，你会须要将雷同的文本发送给多名读者。比如在须要从多位同事那边获取数据来建立贸易案例时。你可以群发同一条请求，或者针对不合读者分别发送请求。
固然群发乍看之下效力较高，然则也让你面对着遭受 旁不雅者效应 的风险。起首，每小我都邑认为其他人会做出响应，是以什么也不做。其次，每小我都等待其他人做出反响，以断定请求是否真的那么严肃或重要。
假如花一些时光对消息进行小我化处理，你可能会获得更高的答复率。当然，这并非只是潦草地将昂首从 大年夜家好 换成 苏珊你好 ；而是要在细节高低些工夫。
留意受众中的神秘读者
任何一本优良的贸易写作指南都邑告诉你，必须推敲到接收你消息的各类不合的读者群体。
例如，假如你正在写一份并购目标评估申报，公司的首席履行官、董事会以及投资银内行都可能浏览这份申报，你知道他们的需求各不雷同。更难应对的是神秘读者那些你一窍不通的读者。
比如，你的某个目标读者可能（不经意地）将消息转发给你认为不该该读取该消息的某小我。请记住收集版的墨菲定律： 有可能掉足的工作总会掉足。
别的一个例子就是在你和目标治理者之间充当尖兵的小我助理，这些人会浏览和过滤所有来信。碰到这种情况时，你可以先写一封邮件作保护，专门让助理去处理。
不要忘了，一份文件可能会储存很长时光，有可能在几年后才会被不知原委的人浏览，因而可能出现误会。所以要充分推敲神秘读者的存在，以及若何进行应对。
堵上挑刺者的嘴
当然，绝大年夜多半读者都不傻。他们知道内容重于格局，漂亮的格局（干净的构成模块、漂亮的构造、页码等）并不克不及包管内容的质量。然则，他们也会经常下意识地揣摸，假如作者连格局都不关怀，那么很可能也不会看重内容的质量。重视格局质量还可以让所谓的 挑刺者 闭嘴。
我们对这类人都很熟习：在参加演示会时，他们会急速翻到有饼形图的那一页，检查所有百分比加起来是否刚好100%。固然这些吹毛求疵的人既不会致命，也不会增长价值，然则不要让他们能随便马虎抓住你邮件申报的把柄，把读者的留意力从真正的信息上引开。
让回应你的邮件变得简单
评价一块布丁的短长要靠品尝，而考验写作的质量则是要根据读者的反响。切记，不答复往往是一种更便利的选择。固然你很难迫使读者作出回应，然则至少你可以刺激一下他们。 为此，从开首的第一句话就要注解来意，解释你为什么写这份邮件，以及你欲望对方作出什么样的回应 商务信函不该该像是推理小说。到结尾时，要为读者供给默认选项，便利对方做出回应。
例如，你可以在邮件中写： 假如您在周一之前没有回信，我就会当做您赞成了我的建议。
（当然，假如邮件的接收者是你的顶头上司，这一点就很难做到。）默认选项的威力巨大年夜，因为人们往往不肯意花太多精力去做其余选择。
人们往往很难对默认选项说不，Exchange签名和加密 在单域环境下,一台机器安装域控制器(DC),证书服务(CA),邮件服务器(EXCHANGE),另外两台加入域的客户端,用于验证签名和加密，特别是当你指出，你供给的选项是正常的，或者甚至是被他人所推荐的。假如默认选项不太好想到，你可以明白向读者表示你等待答复，并请他们告诉他们的计算，以及相干的时光和方法。仅仅是询问人们的筹划就可以起到推动感化。
反复修改
没有偷懒的办法。写出一封异常出色的邮件须要时光和精力。想想托马斯爱迪生那句最被人爱好的格言： 大年夜多半人错过了机会，因为机会穿戴工作服，并且看起来像工作。
只有付出时光进步邮件的质量，才有可能获得回报，博得机会。只须要按下发送按键，你的读者就有可能留意、查看、懂得你传递的信息，并采取行动。
这七大年夜诀窍有一个合营点，那就是都异常重视揣摩浏览者的心理。为什么这一点异常重要？在对方收到你发出的邮件后，他就会立时在心里将你的邮件进行分拣归类，很有可能就归入了那些糟糕的类面前目今，比如： 忽视并归类为垃圾邮件 、 今后再读 、 如今读，但不采取行动 等等。而显然，你所期望的是对方将你的邮件归类为 如今看并立时采取行动 。
假如想要你的浏览者做出积极的回应，懂一点社会心理学和行动经济学会对你有所赞助。具体来说，关于这两个范畴的一些基本常识，有两本书异常值得一读。
第一本是罗伯特希尔蒂尼(Robert Cialdini)的《影响力：说服的心理学》(Influence:The Psychology of Persuasion)，这本书对服从行动进行了心理学分析，即什么身分能让一小我准许他人的请求；
别的一本是由理查德塞勒(Richard Thaler)和卡斯孙斯坦因(Cass Sunstein)合著的《推动力》(Nudge)，邮件中继转发服务指在不改变用户邮件地址(发件人)的前提下,将用户邮件通过U-Mail多链路SMTP邮件转发服务器投递到收件人邮件服务器，这本书对各类体系进行了分析，赞助人们进步着出对自身更为有利选择的才能。
固然这两本书本身不涉及商务写作，然则包含了一些异常实用的相干理论。在这些理论的基本上，我总结出了以下的建议，它们与你在其余处所学到的那些常见的商务写作技能，比如 避免应用被动语态 、 避免应用行业术语和缩略语 、 变换语句的长度和构造 等，将互为弥补。
总而言之，邮件作者应当像设计师那样精心设计本身的邮件。好的商务邮件作者既不是艺术家也不是工程师；他是可以预感人们需求或设法主意的设计师，然后据此精雕细琢出一封恰当的邮件。应用这一办法，你可能就会获得本身想要的回应。